Projekte & Vorgänge
HeuteWo das Projekt steht, weiß man erst, wenn man die E-Mails durchliest.
Ein Projekt besteht selten aus einer Sache. Es besteht aus Terminen, Dokumenten, Absprachen, Zuarbeiten und einer Rechnung am Ende. Liegen diese Teile an verschiedenen Orten, rekonstruiert regelmäßig jemand den Stand aus E-Mails. Wir führen sie zusammen.
Woran es meistens hängt
- Der aktuelle Stand eines Projekts steht in einem E-Mail-Verlauf.
- Aufgaben werden mündlich verteilt und dann vergessen.
- Niemand sieht auf einen Blick, was offen ist und bei wem es liegt.
- Bei Urlaub oder Krankheit fehlt der Überblick.
Ein Vorgang ist erst dann ein Vorgang, wenn er einen Ort hat. Solange Termine im Kalender, Aufgaben im Kopf, Dokumente im Ordner und Absprachen im Postfach liegen, ist der Stand eine Rekonstruktion – jedes Mal neu und jedes Mal abhängig von der Person, die gerade da ist.
Im Alltag fällt das kaum auf, weil es funktioniert, solange alle da sind. Es fällt auf, wenn jemand ausfällt oder ein Kunde nach etwas fragt, das ein halbes Jahr zurückliegt.
Wie das im Ablauf aussieht
01 Anlegen
Nummer, Status, Verantwortung
Ab hier hängt alles an einer Stelle, statt sich zu verteilen.
02 Aufgaben
Was immer gleich abläuft, steht schon da
Vorbereitete Schritte mit Frist und Zuständigkeit, statt jedes Mal neu zu überlegen.
03 Beteiligte
Wer gehört dazu
Intern und extern, mit Rolle – auch für den Verteiler beim nächsten Schreiben.
04 Stand
Ablesbar statt erfragbar
Offene Punkte, Fristen und letzte Schritte auf einen Blick.
05 Abschluss
Geordnet ins Archiv
Auffindbar, falls in drei Jahren jemand fragt.
Was dabei entsteht
- Vorgangsakte mit Nummer, Status, Beteiligten und Frist
- Aufgabenvorlagen für die Schritte, die bei jedem Projekt gleich sind
- Übersicht über offene Punkte, gefiltert nach Person, Frist oder Kunde
- Zeiten und Leistungen dort erfassen, wo sie entstehen
Was sich ändert
- Der Stand eines Vorgangs lässt sich nachsehen, statt ihn aus E-Mails zu rekonstruieren.
- Offene Punkte haben eine Zuständigkeit und eine Frist.
- Eine Übergabe ist möglich, ohne dass jemand erzählen muss.
- Was entschieden wurde, bleibt auffindbar.
Aus gebauten Anwendungen
Hier stehen Ausschnitte aus Anwendungen, die wir tatsächlich gebaut haben. Keine nachgebauten Oberflächen und keine erfundenen Zahlen.
Fragen zu Projekte & Vorgänge
Wir arbeiten mit Planner und Excel. Reicht das nicht?
Manchmal ja. Wenn der Überblick fehlt, liegt es meist nicht am Werkzeug, sondern daran, dass Projekt, Aufgaben und Dokumente nicht zusammenhängen.
Müssen alle Mitarbeiter damit arbeiten?
Die, die etwas eintragen oder nachsehen. Wir halten die Zahl der Pflichtfelder klein – sonst wird nichts gepflegt.
Können wir mit einem Projekttyp anfangen?
Ja, das ist der übliche Weg. Ein Ablauf sauber, dann der nächste.
Auch gesucht alsProjektverwaltung · Auftragsverwaltung · Vorgänge · Aufgaben · Kanban · Stundenerfassung · Projektstand