Kunden & Daten
HeuteKunden_2026.xlsx liegt auf dem Desktop von genau einer Person.
In vielen Betrieben gibt es die Kundenliste dreimal: in der Buchhaltung, im Postfach und in einer Excel-Datei, die eine Person pflegt. Jede Abweichung kostet später Zeit, manchmal Geld. Wir bauen eine Stelle, an der die Angaben stehen, und sorgen dafür, dass die übrigen Programme sie von dort bekommen.
Woran es meistens hängt
- Dieselbe Firma steht in drei Systemen, dreimal unterschiedlich geschrieben.
- Es ist unklar, welche Liste die richtige ist.
- Angebote und Rechnungen enthalten veraltete Adressen.
- Fällt eine Person aus, weiß niemand, wo etwas gepflegt wird.
Eine zweite Liste entsteht nie mit Absicht. Sie entsteht, weil ein Programm eine Angabe nicht kennt, jemand sie schnell braucht und eine Tabelle anlegt. Ab da gibt es zwei Wahrheiten, und welche gilt, beantwortet der, der zuletzt nachgesehen hat.
Der Schaden zeigt sich verspätet: in einer Rechnung an eine alte Adresse, in einem Angebot mit falschem Ansprechpartner, in einer Auswertung, der niemand traut.
Wie das im Ablauf aussieht
01 Erfassen
Einmal, an einer Stelle
Mit festen Feldern und einer klaren Zuständigkeit für die Pflege.
02 Prüfen
Fehler fallen sofort auf
Dubletten und unplausible Angaben werden beim Eintragen gemeldet, nicht Monate später.
03 Verteilen
Die anderen Programme bekommen sie
Buchhaltung, Branchensoftware und Postfach greifen auf denselben Stand zu.
04 Pflegen
Änderungen bleiben nachvollziehbar
Wer wann was geändert hat, ist sichtbar – das genügt meist schon, damit gepflegt wird.
Was dabei entsteht
- Ein Datenmodell mit klaren Feldern: was wird erfasst, was ist Pflicht, wer pflegt es
- Prüfregeln, die Dubletten und offensichtliche Fehler schon beim Erfassen abfangen
- Abgleich mit den Systemen, die Sie behalten – Buchhaltung, Branchensoftware, Microsoft 365
- Übernahme der bestehenden Listen, einmalig bereinigt
Was sich ändert
- Eine Adresse wird an einer Stelle geändert und ist überall aktuell.
- Dubletten und unplausible Angaben fallen beim Erfassen auf statt später in einer Auswertung.
- Wer etwas pflegt, ist festgelegt und bekannt.
- Auswertungen beruhen auf Daten, denen man ansieht, woher sie stammen.
Aus gebauten Anwendungen
Hier stehen Ausschnitte aus Anwendungen, die wir tatsächlich gebaut haben. Keine nachgebauten Oberflächen und keine erfundenen Zahlen.
Fragen zu Kunden & Daten
Müssen wir dafür unsere Programme austauschen?
In den meisten Fällen nicht. Wir legen fest, welches System führend ist, und verbinden die übrigen damit.
Was passiert mit unseren alten Excel-Listen?
Die werden einmalig bereinigt und übernommen. Danach muss sie niemand mehr pflegen.
Wie lange dauert eine solche Umstellung?
Das hängt vom Zustand der Daten ab. Nach der ersten Sichtung sagen wir Ihnen, womit zu rechnen ist.
Auch gesucht alsKundendaten · Kundenliste · Excel-Listen · Adressen · Ansprechpartner · Stammdaten · Datenpflege