Dokumente & Informationen
HeuteGutachten_final_neu_3.docx – und die Vorlage stammt aus einem Auftrag von 2021.
Ein Bericht, ein Angebot oder ein Gutachten besteht zu einem guten Teil aus Angaben, die im Haus schon vorliegen. Trotzdem werden sie abgetippt, und danach liegt die Datei irgendwo. Wir sorgen dafür, dass Dokumente sich aus den vorhandenen Daten füllen und in einer Ablage landen, deren Logik alle verstehen.
Woran es meistens hängt
- Es ist unklar, welche Fassung die aktuelle ist.
- Dieselben Angaben werden in jedes Dokument neu eingetippt.
- Die Ablage ist über Jahre gewachsen und nur für Eingeweihte lesbar.
- Dokumente liegen teils lokal, teils in der Cloud, teils als Anhang.
Ein Dokument besteht zu einem großen Teil aus Angaben, die bereits im Haus sind: Adresse, Ansprechpartner, Objekt, Nummer, Datum. Sie werden trotzdem abgetippt, weil das Dokument von diesen Daten nichts weiß.
Nach dem Schreiben beginnt der zweite Teil: die Ablage. Sie ist über Jahre gewachsen und folgt einer Logik, die nur kennt, wer sie angelegt hat. Deshalb sucht später jemand zehn Minuten.
Wie das im Ablauf aussieht
01 Daten
Was schon da ist
Kunde, Objekt, Vorgang und Beteiligte stehen bereits im System.
02 Vorlage
Sie kennt die Felder
Aus der Vorlage und den Daten entsteht der Entwurf, ohne Abtippen.
03 Dokument
Sie schreiben nur den Inhalt
Der Fachteil bleibt Ihre Arbeit – alles andere ist vorbereitet.
04 Ablage
Sie ergibt sich aus dem Vorgang
Nicht aus der Gewohnheit desjenigen, der gerade speichert.
05 Wiederfinden
Auch in drei Jahren
Volltextsuche über laufenden Bestand und Archiv.
Was dabei entsteht
- Vorlagen, die sich aus Kunden- und Projektdaten füllen
- Eine Ablagestruktur mit festen Regeln statt gewachsener Ordner
- Dokumente hängen am Vorgang und sind von dort erreichbar
- Volltextsuche über laufenden Bestand und Archiv
- Nachvollziehbare Versionen und Freigaben
Was sich ändert
- Bereits erfasste Angaben lassen sich in Dokumenten wiederverwenden, statt sie erneut einzutippen.
- Welche Fassung die aktuelle ist, ist erkennbar.
- Dokumente sind vom Vorgang aus erreichbar.
- Auch alte Unterlagen sind durchsuchbar.
Aus gebauten Anwendungen
Hier stehen Ausschnitte aus Anwendungen, die wir tatsächlich gebaut haben. Keine nachgebauten Oberflächen und keine erfundenen Zahlen.
Fragen zu Dokumente
Können wir bei Word bleiben?
Ja. Vorlagen lassen sich so bauen, dass sie sich automatisch füllen und danach als PDF abgelegt werden.
Was passiert mit dem alten Bestand?
Der bleibt erreichbar. Ob er umsortiert wird, entscheiden wir nach Aufwand und Nutzen.
Wie ist das mit Aufbewahrungsfristen?
Fristen lassen sich an der Ablage hinterlegen. Die rechtliche Bewertung gehört allerdings zu Ihrem Steuerberater oder Anwalt, nicht zu uns.
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