Kanzleien & Notare
HeuteDie Wiedervorlage steht im Kalender einer Person. Der Zettel liegt auf ihrem Schreibtisch.
In Kanzleien und Notariaten ist die Akte das Zentrum. Sie ist häufig teils digital, teils auf Papier – und die Information, die gerade gebraucht wird, liegt im jeweils anderen Teil.
Auch für Notariate, kleinere Sozietäten und Einzelkanzleien.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
- Wiedervorlage 04.11.Sie steht im Kalender einer Person, nicht am Vorgang.
- Scan_20260918.pdfDer Posteingang ist digitalisiert, aber nicht zugeordnet.
- Zwei Nummern, eine SacheDerselbe Vorgang ist in zwei Systemen unterschiedlich abgelegt.
- Wo liegt das Original?Das Dokument existiert. Auffindbar ist es nur für den, der es abgelegt hat.
- Entwurf von gesternEr ist fertig. Dass er auf Freigabe wartet, sieht niemand.
Die Schwierigkeit ist selten die Aktenführung selbst. Es ist die Gleichzeitigkeit: Termine, Schriftverkehr, Beteiligte und Dokumente gehören zum selben Vorgang, werden aber an verschiedenen Stellen geführt. Wer den Sachstand wissen will, schaut an mehreren Orten nach und fragt am Ende doch jemanden.
Dazu kommt, dass Vertraulichkeit hier kein Komfortthema ist. Wer worauf zugreifen darf, muss geregelt und nachvollziehbar sein – auch technisch, nicht nur organisatorisch.
So könnte der Ablauf aussehen
Nicht jeder Betrieb braucht alle Stationen. Aber jede wird leichter, wenn die vorherige sie vorbereitet hat.
01 Anfrage
Erstkontakt wird erfasst, nicht notiert
Anliegen, Gegenseite und Dringlichkeit stehen fest, bevor die Akte angelegt wird.
02 Mandant
Beteiligte einmal erfassen
Mandant, Gegenseite und weitere Beteiligte stehen danach an jeder Stelle des Vorgangs zur Verfügung.
03 Vorgang
Alles zur Sache an einer Stelle
Sachstand, Zuständigkeit und Zugriffsregelung sind hinterlegt und für die Beteiligten sichtbar.
04 Termine
Sie hängen am Vorgang
Was zu einer Sache ansteht, ist dort hinterlegt statt nur im Kalender einer einzelnen Person.
05 Dokumente
Eingang wird zugeordnet
Posteingang, Scans und Schriftsätze landen an der richtigen Akte statt in einem Sammelordner.
06 Bearbeitung
Entwürfe greifen auf den Vorgang zu
Wiederkehrende Schreiben übernehmen Beteiligte, Nummer und Sachstand aus dem, was bereits erfasst ist.
07 Abschluss
Geordnet ins Archiv
Was zum Vorgang gehört, bleibt zusammen und auffindbar, auch Jahre später.
Was wir dafür bauen oder verbinden
- Eine Vorgangsübersicht mit Sachstand, Terminen, Beteiligten und Dokumenten an einer Stelle
- Termine und Wiedervorlagen am Vorgang, sichtbar auch für Vertretungen
- Zuordnung des digitalen Posteingangs zur richtigen Akte
- Schreiben, die Angaben aus dem Vorgang übernehmen statt sie neu abzufragen
- Geregelte und dokumentierte Zugriffsrechte
- Anbindung an vorhandene Fachsoftware, statt sie zu ersetzen
Was sich im Alltag ändert
- Ein Vorgang, an dem Beteiligte, Dokumente, Termine und Sachstand zusammenliegen.
- Den Stand einer Sache nachsehen können, statt danach zu fragen.
- Eingehende Schreiben gehören sichtbar zu einem Vorgang, statt in einem Sammelordner zu liegen.
- Wiederkehrende Schreiben greifen auf Angaben zurück, die bereits erfasst sind.
Eine AnmerkungBerufsrechtliche Anforderungen – etwa zu Verschwiegenheit, Fristenkontrolle, Aufbewahrung und Aktenführung – beurteilen Sie. Wir beraten dazu nicht und sichern nichts zu. Wir setzen um, was Sie vorgeben, und dokumentieren es nachvollziehbar.
Aus gebauten Anwendungen
Hier stehen Ausschnitte aus Anwendungen, die wir tatsächlich gebaut haben. Keine nachgebauten Oberflächen und keine erfundenen Zahlen.
Die Teile, die hier meistens gebraucht werden
- 01
Dokumente
Dokumente entstehen aus den Daten, die schon da sind – und liegen danach dort, wo man sie sucht.
Ansehen: Dokumente & Informationen - 02
Projekte & Vorgänge
Projekte, Beteiligte, Aufgaben, Dokumente und offene Punkte an einer Stelle – statt verteilt über Postfächer und Ordner.
Ansehen: Projekte & Vorgänge - 03
Kunden & Daten
Firmen, Ansprechpartner und Objekte einmal erfassen – und danach überall dieselben Angaben vorfinden.
Ansehen: Kunden & Daten - 04
Technischer Support
Ein Ansprechpartner für die Technik, auch wenn gerade kein Projekt läuft.
Ansehen: Technischer Support
Fragen aus der Branche
Ersetzen Sie unsere Kanzleisoftware?
In aller Regel nicht. Wo eine Fachsoftware Aktenführung und Abrechnung leistet, bauen wir nicht daneben, sondern schließen die Lücken – etwa beim Zuordnen des Posteingangs oder beim Erstellen wiederkehrender Schreiben.
Wie sind Zugriffe technisch geregelt?
Über Zugriffsrechte je Vorgang und Rolle, dokumentiert und überprüfbar. Wo Daten liegen und wer sie verarbeitet, halten wir vor dem Start schriftlich fest. Welche berufsrechtlichen Anforderungen daraus folgen, geben Sie vor.
Können die Daten in Deutschland bleiben?
Ja. Wo die Daten liegen, entscheidet sich am Anfang und nicht am Ende. Eine Lösung ohne Anbieter außerhalb der EU ist möglich.
Wir arbeiten noch teilweise mit Papierakten. Muss das erst aufhören?
Nein. Häufig ist es sinnvoll, ab einem Stichtag neue Vorgänge digital zu führen und den Bestand zunächst so zu lassen, wie er ist.
Auch gesucht alsKanzleiorganisation · Aktenverwaltung · Wiedervorlage · Posteingang zuordnen · digitale Akte · Vorgangsverwaltung