Gutachter & Sachverständige
HeuteDas Gutachten ist zu 80 Prozent fertig. Die restlichen 20 Prozent sind Textbausteine aus drei alten Aufträgen.
Ein Gutachten entsteht selten am Stück. Zwischen Anfrage und Versand liegen Ortstermin, Fotos, Unterlagen von Dritten, Rückfragen und eine Fassung, die mehrfach überarbeitet wird. Der Fachteil ist Ihre Arbeit. Alles drumherum lässt sich ordnen.
Auch für Bausachverständige, Baugutachter, Geologen und Baugrundgutachter, Kfz- und Verkehrsgutachter.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
- Gutachten_Muster_final_v4.docxWelche Fassung zuletzt beim Auftraggeber war, weiß niemand sicher.
- IMG_4821.HEICDie Bilder vom Ortstermin liegen auf dem Telefon, nicht am Vorgang.
- Textbaustein aus 2022Die Formulierung war gut. Sie steht in einem anderen Gutachten.
- Zugesagter TerminEr steht im Auftrag. Erinnert wird niemand daran.
- StundenaufstellungDer Aufwand wird aus Kalender und Erinnerung rekonstruiert.
Der Aufwand steckt selten im Fachlichen. Er steckt darin, dass die Angaben aus der Anfrage noch einmal in den Auftrag wandern, dann auf das Deckblatt, dann in die Rechnung. Und darin, dass die Fotos vom Ortstermin auf dem Telefon liegen, die Unterlagen im Postfach und der aktuelle Textstand in einer Datei, deren Namen nur Sie sicher deuten können.
Dazu kommen Beteiligte, die nicht zum eigenen Büro gehören: Auftraggeber, Eigentümer, Verwaltungen und je nach Auftrag weitere. Jeder will etwas anderes wissen, und jeder fragt nach, wenn er länger nichts hört.
So könnte der Ablauf aussehen
Nicht jeder Betrieb braucht alle Stationen. Aber jede wird leichter, wenn die vorherige sie vorbereitet hat.
01 Anfrage
Sie kommt an einer Stelle an
Ob über Formular, E-Mail oder Telefon: Objekt, Auftraggeber und Anlass werden gleich erfasst, nicht als Freitext abgelegt.
02 Auftrag
Aus der Anfrage wird ein Vorgang
Mit Vorgangsnummer, Ansprechpartner und dem vereinbarten Termin. Alles Weitere hängt daran.
03 Beteiligte
Wer zum Vorgang gehört
Auftraggeber, Eigentümer, Verwaltungen und weitere Beteiligte – einmal hinterlegt, mit Rolle und Kontaktweg.
04 Ortstermin
Fotos und Notizen landen am Vorgang
Vom Telefon direkt in die Akte, mit Datum und Zuordnung, statt später sortiert zu werden.
05 Unterlagen
Eingang wird nachvollziehbar
Pläne, Rechnungen, Vorgutachten: wer was wann geschickt hat, steht fest.
06 Gutachten
Es füllt sich aus dem, was da ist
Deckblatt, Objektdaten und Beteiligte kommen aus dem Vorgang. Sie schreiben den Fachteil.
07 Versand
Was rausging, ist festgehalten
Welche Fassung wann an wen ging, steht fest. Die Abrechnung greift auf denselben Vorgang zu.
Was wir dafür bauen oder verbinden
- Eine Vorgangsakte je Gutachten: Vorgangsnummer, Termine, Beteiligte, Unterlagen, Fotos und Fassungen an einer Stelle
- Aufnahme am Ortstermin über das Telefon, auch ohne Empfang
- Deckblatt und Objektdaten füllen sich aus dem Vorgang – der Fachteil bleibt dort, wo Sie ihn heute schreiben
- Eine durchsuchbare Sammlung Ihrer Textbausteine statt verstreuter Fundstellen in alten Gutachten
- Termine und Wiedervorlagen, die am Vorgang hängen
- Alles Abrechnungsrelevante am Vorgang – unabhängig davon, ob Sie pauschal oder nach Aufwand abrechnen
Was sich im Alltag ändert
- Ein Vorgang, in dem Auftrag, Unterlagen, Fotos und Fassungen zusammenliegen statt verteilt.
- Angaben, die einmal erfasst sind, stehen im Deckblatt und bei der Abrechnung wieder zur Verfügung.
- Der Stand eines Gutachtens lässt sich nachsehen, statt ihn zu erfragen.
- Eine Vertretung kann einen Vorgang übernehmen, weil alles Nötige daran hängt.
Aus gebauten Anwendungen
Hier stehen Ausschnitte aus Anwendungen, die wir tatsächlich gebaut haben. Keine nachgebauten Oberflächen und keine erfundenen Zahlen.
Die Teile, die hier meistens gebraucht werden
- 01
Dokumente
Dokumente entstehen aus den Daten, die schon da sind – und liegen danach dort, wo man sie sucht.
Ansehen: Dokumente & Informationen - 02
Projekte & Vorgänge
Projekte, Beteiligte, Aufgaben, Dokumente und offene Punkte an einer Stelle – statt verteilt über Postfächer und Ordner.
Ansehen: Projekte & Vorgänge - 03
Kunden & Daten
Firmen, Ansprechpartner und Objekte einmal erfassen – und danach überall dieselben Angaben vorfinden.
Ansehen: Kunden & Daten - 04
Automatisierung
Die Schritte, an die sonst jedes Mal jemand denken muss, laufen nach festen Regeln.
Ansehen: Automatisierung
Fragen aus der Branche
Müssen wir unsere Gutachten künftig in einer anderen Software schreiben?
Nein. In den meisten Fällen bleibt der Fachteil in Word. Wir sorgen nur dafür, dass alles, was nicht Fachtext ist, von selbst an der richtigen Stelle steht.
Funktioniert die Erfassung am Ortstermin auch ohne Empfang?
Ja, das ist Voraussetzung. Aufnahmen und Notizen werden lokal gespeichert und übertragen sich, sobald wieder Verbindung besteht.
Wir sind zu zweit. Lohnt sich das überhaupt?
Oft gerade dann, weil es keine Vertretung gibt. Der erste Schritt ist meist klein: die Vorgangsakte und das Deckblatt. Alles Weitere entscheiden Sie danach.
Was passiert mit den alten Gutachten?
Die bleiben, wo sie sind, und werden durchsuchbar gemacht. Eine Migration ist selten nötig und selten sinnvoll.
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