KI im Arbeitsalltag
HeuteDie Angaben stehen im PDF. Jemand tippt sie ins Formular.
KI ist bei wiederkehrenden Aufgaben mit viel Text stark: lesen, einordnen, vorbereiten, zusammenfassen. Sie ist schwach, wenn es auf Verbindlichkeit ankommt. Deshalb setzen wir sie als einzelnen Arbeitsschritt innerhalb eines Ablaufs ein, mit einer Stelle, an der ein Mensch das Ergebnis bestätigt.
Woran es meistens hängt
- Angaben werden aus PDFs und Formularen abgetippt.
- Lange E-Mail-Verläufe muss jemand lesen, um den Stand zu kennen.
- Vorhandenes Wissen liegt in Dokumenten, die niemand durchsucht.
- Standardtexte werden jedes Mal neu formuliert.
KI ist dort stark, wo viel Text gelesen und eingeordnet werden muss – und schwach, wo etwas verbindlich sein muss. Die nützliche Frage ist deshalb nicht, ob man KI einsetzt, sondern an welcher Stelle eines Ablaufs sie etwas beiträgt und wer danach prüft.
Ein Beispiel: Aus einem eingehenden PDF lassen sich Angaben zuverlässig vorschlagen. Ob sie übernommen werden, entscheidet ein Mensch – und braucht dafür zwei Sekunden statt zwei Minuten Abtippen.
Wie das im Ablauf aussieht
01 Dokument
Es kommt herein
Per Mail, Scan oder Upload, in dem Format, in dem es eben kommt.
02 Vorschlag
Die Angaben werden erkannt
Nummer, Datum, Beteiligte, Betrag – als Vorschlag, nicht als Tatsache.
03 Prüfung
Ein Mensch bestätigt
Nebeneinander: was vorgeschlagen wurde und was im Dokument steht.
04 Übernahme
Erst danach zählt es
Die Daten gehen an den Vorgang, das Dokument in die Ablage.
Was dabei entsteht
- Eingehende Dokumente auswerten und die Angaben übernehmen, mit Prüfschritt davor
- Zusammenfassungen von Verläufen und Unterlagen
- Eine Suche über den eigenen Bestand, die in ganzen Sätzen antwortet
- Textentwürfe auf Basis Ihrer Vorlagen und Ihrer Sprache
- Eine schriftliche Regelung, welche Daten wohin gehen
Was sich ändert
- Angaben aus eingehenden Dokumenten werden vorgeschlagen und geprüft, statt abgetippt zu werden.
- Lange Verläufe lassen sich in einem Absatz erfassen.
- Der eigene Bestand wird durchsuchbar, nicht nur ablegbar.
- An jeder verbindlichen Stelle steht eine menschliche Freigabe.
Aus gebauten Anwendungen
Hier stehen Ausschnitte aus Anwendungen, die wir tatsächlich gebaut haben. Keine nachgebauten Oberflächen und keine erfundenen Zahlen.
Fragen zu KI
Gehen unsere Daten dann an einen amerikanischen Anbieter?
Nur wenn Sie das wollen. Es gibt Modelle, die in Europa betrieben werden, und solche, die im eigenen Haus laufen. Das legen wir vorher fest und halten es schriftlich fest.
Was, wenn die KI etwas falsch macht?
Deshalb steht an jeder Stelle, an der es verbindlich wird, eine menschliche Freigabe. KI bereitet vor, sie entscheidet nicht.
Lohnt sich das für einen kleinen Betrieb?
Nicht immer. Wir prüfen das an Ihren tatsächlichen Aufgaben. Wenn sich nichts rechnet, sagen wir das.
Auch gesucht alsKI · künstliche Intelligenz · Dokumente auswerten · Texte vorbereiten · E-Mails zusammenfassen · Wissen durchsuchen